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【工安百寶箱】法規異動頻頻,怎麼做才能即時掌握更新?






全世界工安們的首要任務,就是確保企業和廠內的人身安全、設備安全以及作業流程是否皆有符合法令要求;以臺灣工安為例好了,各位所負責的職安衛相關法規可能就已上百筆,若是擴大到全公司適用的法規,可能就有高達千筆以上的法規要持續維護!



在過去職業安全衛生管理尚未普及時,我們都還是在使用傳統的紙本文件管理,一部職安法整理起來,可能就跟辭海一樣厚了(汗顏...),而經過時代洪流不斷沖刷,漸漸地我們從紙本,轉而透過Excel文件管理,到了現在透過雲端系統來智能管控,這一切都是為了幫助辛勞的工安們「提升效率、減輕負擔」,並有足夠的時間到現場點檢、輔導,確保企業的安全文化有效提升。

俗話說:「工欲善其事,必先利其器」,威煦軟體開發的「法規雲」應運而生。很多客戶使用前都會問我們:法規雲實際能幫到我哪些事情?
「法規雲」作為法規管理系統,不僅有法規查詢功能而已,很多用戶都和我們團隊反映:「導入系統之後,省去好多管理法條、跨部門協作的時間,法規更動不再遺漏,稽核也更全面。」

今天我們想好好透過這篇文章,讓環工安夥伴們了解,這些因導入法規雲而績效大大提升的工安們,他們如何利用法規雲這項新系統,讓自己工作起來能「事(ㄓㄨㄣˇ)半(ㄕˊ)功(ㄒㄧㄚˋ)倍(ㄅㄢ)」!


步驟一:善用功能,掌握最新異動法規

方法一:法規異動通知(使用手冊P.14)
 法規雲每週一將進行法規更新,每週二寄送法規異動通知信件。
 於法規異動通知設定,可以勾選欲掌握的法規來源。
方法二:法規資料庫 → 更新歷程(使用手冊P.23)
我們的法規資料庫,有兩種檢視模式:
 依照威煦更新日期檢視:以威煦每週一更新的法規作排序。
 依照法規修定日期檢視:以政府修訂法規的時間作排序。

方法三:法規資料庫 → 搜尋器(使用手冊P.27)
 到法規資料庫,點選篩選器右方的「進階搜尋」,即可透過「修訂起始日」、「修訂結束日」的設定,撈出該時間區間中有異動過的法規
透過上述方法,可將有異動的法規,加入至共享清單中,進行適用性法規的維護。

步驟二:異動時間篩選,精準派送「異動法規查核任務」

設定法規修訂查找的「起始時間」與「結束時間」,直接從共享清單中,撈出該區間的異動法規,不到30秒就完成派送任務,各部門協作更加省事。
※ 秘訣:勾選「是否只需鑑別異動的法條」系統會自動將未異動的法條剃除,僅保留有異動的法條。

步驟三:針對異動法條,執行符合性判別

不管是工安同仁,或是現場人員,都能透過不同的篩選方式、功能,來快速判別異動法條!

1. 批次判別:您可以先逐條判別「不符合」、「無關」(數量較少的法條),完成後再點選「批次判別」→「未判別部分處理」→「全部符合」,這樣就能減少大量的重複動作,加強判別效率。
2. 僅顯示異動法條:可以快速篩出「有異動過的法條」先進行判別。
3. 選擇判別結果:若您可能需要分次判別,每次進行法條判別時,可以篩選「未判別」,快速撈出還未判別的法條。

秘訣:透過進階功能輔助,持續強化守規性

透過上述步驟一、二、三,即可完成基本的法規異動盤查,而法規雲還不只這些強大功能,我們還可透過各項進階功能,來加強效率!

方法一:複製任務(使用手冊P.57)
 您可以在任何已完成派送的任務上,點擊選擇「複製任務」,依照所需的項目勾選後,即可完成複製任務。
※ 每年、每季、每月的法規盤查,可以複製過往「已結案」的任務,並可彈性調整是否帶入過去的鑑別紀錄與現況說明,甚至還能透過系統智能比對,幫您帶入最新版的法規,確保掌握最新資訊,省時又省事!



方法二:自動建立任務(使用手冊P.50)
 您可以透過「自動建立任務」功能,快速篩選出「曾判別過,但因異動而需重新判別的法規」。

只要定期透過以上步驟執行,就能確保異動法規都有被判別最新狀態,倘若有跨單位、跨廠區需要派送不同的任務,亦能透過此步驟,完成各單位的任務派送!

如果您有需要一目了然的看到所有法規在各單位、鑑別群組的最新判別狀況,亦可運用「進階報表 - 守規性評估表」來進行審閱!

(此為加掛功能,若有需要請洽威煦專員)

希望本次的工安百寶箱有幫助到您!
如果想觀看更詳細的介紹與說明,可以至「法規雲」系統,下載更多操作秘笈唷!


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