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【法規王|教學影片】 第一次法規查驗就上手 <附:純文字好讀版>




透過安裝影片的安裝之後就可以來體驗我們的系統拉 !
以下的步驟是專門為第一次查核的你量身訂做的。

第一次查核中包含幾個重要的項目 :


★1 建立部門與使用者
★2 法規相關性判別
★3 發佈完整查核任務
★4 法規符合性判別
★5 不符合事項改善
★6 產出相關報表



 -----------------【1 建立部門與使用者】-------------------
登入帳號之後,可以看到右下角是我們系統目前的版本。

試用登入帳號&密碼以下 
帳號: guest   /  密碼: guest(均為小寫)

成功登入系統之後上方深灰色的那一排就是我們系統的工具列。

我們的系統有管理者查核者兩種角色,不同的角色登入後有不同的權限,


如果將滑鼠停在工具列上面還可以看到更詳細的使用說明唷 。



在開始查核之前,我們會需要切換到﹝廠區、部門與使用者管理﹞頁面建立基本資料。
如果您是以廠區為單位進行法規查核,我們就只需要建立一個部門資料。
在按下部門區塊上的加號鍵之後,我們就可以輸入部門名稱。

一般我們會建議設定為
[部份部門]
這樣一來我們就將部門資訊設定完成囉 。
(●´∀`●)ノ

★針對每一個部門,我們可以在右手邊設定Mail清單,當此部門的查核任務或改善事件到期時,這個信箱就會自動收到通知,如果您要設定多組信箱時,請利用分號(;)分隔。



★系統也支援多人共同作業。

您可以利用下方的使用者管理建立使用者帳號、個人資訊以及查核權限等功能。
如此一來,使用者就可以用自己的帳號登入系統,並共同進行法規查核作業。


 ------------------【2 法規相關性判別】--------------------


在設定完廠區以及部門的設定之後,我們進入發布查核(相關性)頁面。
接下來,我們要開始找出與我們相關的法規。
目前系統已經將OHSAS 18001ISO 14001Tosmas等驗證所需要查核的法規分類出來。
勞安、消防、環保法規分別對應的是勞研所,消防署與環保署所有的法規資料,補充則是一些不在規定範圍內,但驗證時常遇到的法規要求。
如果這些法規資料還沒有辦法滿足您的需求,那麼您可以到[自訂法規]頁面。

★在自訂法規頁面中,您可以從全國法規資料庫直接搜尋並匯入法規,或是建立想要查核的法規列表等。

關於更多自訂法規的方法,我們之後會持續推出 [自訂法規] 系列的影片。


在第一次使用這個功能的時候,我們有四種方式可以快速建立相關性法規資料庫。
自動
在自動功能中,你只要輸入行業別、人數、有哪些機械設備或危害物質等
系統就會自動幫你篩選出建議的相關法規資料。
模組
模組功能則是由專業的顧問師團隊針對各產業別先行篩選出建議的相關性法規資料,您只要選擇所屬
的產業別就可以快速的篩選出相關性法規。
匯入
匯入功能是當貴公司有多個廠區同時使用我們的系統時,可以直接將別的廠區查核的相關性資料匯入
做為參考。
自訂
自訂功能則是產生一個空白的查核資料庫。


在影片中我們選擇模組功能中的其他產業做示範,系統會再次要求您輸入密碼,輸入密碼並按下確認鍵後,您可以看到系統已經自動幫我們篩選出建議的相關性法規了。
原本需要好幾個禮拜的事情現在一下就完成囉   !   ♡ヽ(●´ε`●)ノ♡


在法規資料庫的頁面中,我們已經將各個法規類別分類在左手邊。
影片中是以勞安法規為例,點擊進去後就可以看到勞安所有相關的法規內容,分類是參照勞研所的分類。

由於我們已經使用了模組功能大略的篩選好法規的相關性,接下來我們就可以針對每一個類別下的法規再次確認並調整其結果。


★直接點選相關性的格子就可以直接的改變法規的相關性。
★可以隨時得點擊滑鼠右鍵開啟快速鍵,直接做設定。
★將滑鼠移到法規名稱的正上方連點兩下可以開啟視窗,直接檢視法規的詳細內容。

★在個別法規條文視窗頁面我們可以加入重要標記、註解、修改相關性,或是利用條次切換不同的法規資料。
在每一個分類查核完畢的時候請不要忘記按下存檔鍵唷  !


除了總覽模式外,系統也提供了另一種方法判斷相關性。在左上方有個放大鏡圖示可以進行模式的切換。
★在放大鏡模式下,您可以利用關鍵字或時間區隔來尋找特定法規。


在左下角有法規異動一覽
★點選法規異動一覽的圖示後,只要選擇看近幾個月修訂的法規,有異動的法規就會一覽無遺的顯示出來。
右邊的異動欄位則是表示這法規是新頒布、修訂還是廢除等等的訊息。
★只要看到有修正圖案的法規,點擊下去系統就會自動幫我們比對出修訂前後差異。


--------------------【3 發佈查核任務】---------------------

這時候只要點選進入 [相關法規->查核任務就可以來發布我們的查核任務了。
在我們系統中,我們將每一次的查核視為獨立的查核任務。
如此一來不僅能保留每一次的紀錄以便於稽核,也較易於用來呈現我們的工作績效。
目前我們提供兩種方式發佈查核任務。

左邊 所有法規資料庫中篩選出來的相關法規,主要是用來進行完整的法規查核。

右邊 右邊則是可以利用法規修訂的時間進行搜尋,主要是用於之後進行差異查核時使用。
由於我們現在要進行第一次的完整查核,所以就是左邊的部分--



step1:點擊左上方的核取方塊可以將所有的法規選取起來。

step2:按下匯出查核任務填寫一些任務的必要資訊,查核任務的名稱請盡量清楚描述。

step3:選取要指派任務的部門並輸入任務的起迄日,系統會自動在任務即將到期時自動提醒。
step4:針對這項任務填寫一些註解資訊。
step5:按下指派查核單,這份查核任務就算是發佈完成囉。


-------------------【4 法規符合性判別】--------------------


發布完查核任務單之後我們可以到 [進行查核頁面
在 [進行查核頁面中,我們可以看到先前指派的查核任務,在這邊我們可以看到任務的狀態開始與截止日期剩餘條數等等的資訊。

點擊進入後,我們就可以看到這次需要查核的所有法規內容了,並可以針對法規內容進行逐條進行查核。


在影片中,我們以職業安全衛生法為例--
★雙擊兩下可以看到法條的詳細內容。

★利用切換鍵我們可以快速的切換條文內容。
我們可以看到前四條都在說明法規的來源或一些基本定義,因此可以全部都選成無關。
第五條則是說明在特定工作時,雇主必須採取相關的措施以保障勞工的安全。
我們可以依照廠內現況與法條規範的內容判斷是否符合法規,並且可以隨時加上現況說明或是備註。



當遇到不符合事項時


有時候我們會找到一些廠內現況跟法條規定不相符的地方。
影片中以勞工安全衛生設施規則第21條為例。
勞工安全衛生設施規則第21條有提到針對容易滑倒的地方採取必要的防範措施,假設我們廠內有一些樓梯通道尚未設置防滑條,這時候我們就要將此法條的查核結果設定為不符。

這時候我們要--

★點擊不符合方塊,標註此項法規為不符合狀態。

★將現場的實際情況詳加說明。

EX:在現況說明輸入廠區東邊樓梯未設置防滑條,且去年有發生人員滑倒的意外

這些找出來的不符合事項就是我們接著要進行改善的事項。
如此按部就班的逐條審視,我們可以很快的掌握到法規的全貌並完成查核的工作。
當所有法條都查核完畢時,我們可以按下完成查核任務,這樣第一次的完整
查核就算完成囉。


-------------------【5 不符合事項改善】--------------------


在不符合事項改善頁面,我們可以看到從查核任務中所找出來與現況不符的法規。
這時候點擊右手邊的改善按鈕,就可以直接針對不符合事項進行改善。

以先前找出來樓梯未設置防滑條的法規為例--



step1:我們可以先輸入負責的部門與人員,EX:環安部的王大明。
step2:解決的方案可以選擇標示管理跟其他兩項。
step3:改善內容的部份我們輸入[添購小心滑倒警告標示並加裝防滑條]
step4:設定預計結案時間



--★完成後請記得填入實際結案時間,不然系統可是會一直寄信提醒唷。

--★系統還支援我們直接上傳各種附檔,建立目標方案與上傳結案報告的功能。

最後報表產出的時候,此頁面輸入的資訊便會被一併帶出來,不僅省下大量的時間,更能方便管理。

--------------------【6 產出相關報表】--------------------


恭喜您,完整的法規查核大功告成了。^艸^這時候只要進入 [績效檢視頁面],選擇要產出
報表的部門,並按下我們最常用到的不符合事項管制表。
你可以看到所有管制中的不符合事項會自動匯出成Excel,並將相關的檔案都做好連結唷 !
天啊 (q`0´p) 怎麼會有這麼好用的軟體 ! 而且,
這就是一份可以直接拿給驗證人員檢視的完整資料了!!!
(此頁面還提供了幾種不同的報表)


之後會再持續的推出 [績效呈現] 相關的影片來介紹更多呈現查核結果的方法
以及 [進行定期查核] 來了解系統如何持續運用。

           

          (●´・ω・)ノ --  
所以不要轉台,持續的關注我們吧  -- (・ω`)
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