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【三分鐘了解法規王】一、法規資料現行做法與我們的解決方案


法規王已發展近三年,不僅客戶數穩定成長,系統功能也不斷進化,儼然已成為臺灣法規鑑別軟體中的最佳解決方案。然而,還是常常有人反應無法一次瞭解法規王的優缺點為何,以及跟既有作法的差異比較,寫評估報告簽呈的時候非常困擾 T_T

為此,接下來我們將透過數篇【三分鐘了解法規王】系列專文,從各個面向讓大家快速了解目前大家在法規鑑別所遇到的困難,以及法規王所對應設計的解決方案,希望能對您有所幫助 ^_^


首先打頭陣的第一篇專文,我們要來談談「法規資料庫」的相關問題,看看軟體將能夠幫助企業達到怎樣的成本節省與效益~



多數企業的現況 :Excel+不斷的複製貼上......

在法規鑑別中,最重要的環節就是定期蒐集、整理最新的法規。
尤其是第一次過驗證的時候,勞安人員需要把散布在不同政府網站上所有法規 (如:勞動部、勞研所、環保署、消防署、 全國法規資料庫 ...等),全都複製貼上到 excel表格
這麼耗大的工程常常需要好幾個人花上一、兩個月的時間才能完成,更別提後續還要定期追蹤法規是否有異動 (每月或每季執行一次,看公司規定),簡直把人生都花在複製貼上裡了= ="


二、這樣的流程會遇到什麼問題 ?  

當然也有少部分公司為了節省人力與時間,會將這項作業外包給企管顧問公司協助執行,
但是,無論由勞安人員自行查核,或委託顧問公司處理,難免還是會遇到以下重大的問題。
看完以下幾個例子,您一定心有戚戚焉......


1. 追蹤、整理法規資料非常困難
您是否曾花費大量時間在整理法規,卻不能確定是否已經抓到最正確的資料了呢 ? 
其實很可能是因為以下原因:


1
許多公司導入多項驗證,因此追蹤的法規數量龐大,容易雜亂無章
2
法規異動非常頻繁,光靠人工比對很難全數掌握
3
勞動部、消防署等網站無法直接閱讀法規內文,需要點開每一個法條,花費許多時間
4
部份網站法規格式未統一,且有時好幾個法規使用同一個網址連結,造成追蹤不便
5
各資料庫都有「最新消息沒公告,但法規資料庫內卻有新增資料」的問題
6
沒有完整的法規從屬關係說明,因此容易忽略相關「母法」或「子法」
7
法令偶爾也會想要出國旅行!有些本來在查詢系統內的法令,後來卻消失,散落在其他網站中......
8
網路上資料庫異動可能會比政府公告的時間慢上好幾個月!














2. Excel很難清楚呈現資料

一間公司通常需要查上百、上千個法條,因此執行者會依法規類別,貼到不同 Excel 檔案做整理,此時會遇到許多問題......

1
若資料來源網站有表格、圖片或網址連結,就很難直接複製到 Excel
2
若法規文字很長,則格式很難調整,甚至最後列印出來的表格無法顯示所有的法規文字
3
很難快速量化計算總共有多少法規、需特別注意的有多少法規等等
4
難以整理成統一報表,管理者無法第一時間掌握狀況與績效











3. Excel檔案維護不易
好不容易製作完Excel檔案了,但後續竟然還有更多問題......

1
網站上的資料來源跟Excel檔案都很分散,光要統計總共應該追蹤維護多少法規都有困難,更何況要正確維護到對的Excel報表中
2
法規若有新增,就需要在原有Excel欄位中間插入一欄,因此造成編號全部大亂的問題
3
許多公司會把不同Excel檔案用超連結合併,因此反而造成法規異動、新增時需要耗費更多時間處理連結
4
維護作業經常需要分派給不同部門分別執行,因此回收的檔案更難以整理
5
Excel存放大量資料很容易當機,資料容易毀損













三、威煦的解決方案

為了解決以上眾多困難,威煦透過下面幾個方式,處理資料庫相關的問題:

(1)威煦設計了「爬蟲程式」,會自動掃描、比對、整理每一個來源網站的資料,並且每周自動更新到我們的資料庫中。

(2)我們與法務部的全國法規資料庫合作,取得包含中、英文的全數法規資料!且除了環安衛相關法規外,還能擴充到其他領域喔~


(3)利用企業級的SQL server,將不同來源的法規資料整理成一致的格式,後續將可更容易運用。

(4)
系統可以比對法規是否修訂、異動,若有新發佈或錯誤的法規也可以主動提示,也因此威煦甚至還能將我們的發現回饋給政府單位呢!



法規王的資料庫能夠達成什麼效果 ?

(1)目前法規王資料庫中共有近30萬筆法規資料,絕對比自行蒐尋更加齊全、完整





(2)利用齊全的法規資料庫,法規王加入了全能搜尋器、法規異動一覽等工具,讓使用者更容易查詢。以往每月需要花1~3天追蹤並整理有異動的法規,如今只需要1小時就能輕鬆完成!

法規全能搜尋器:


 法規異動一覽:




(3)系統能提供快速的法規清單報表,讓使用者能夠輕鬆掌握公司內法規鑑別的現況

(4)所有報表系統化之後,修改、維護等作業都比人工作業更加快速、容易

(5)從此使用者可以輕鬆快速地掌握最正確、最即時的法規,並且不再擔心漏查的問題啦!





【後記】

看完此篇專文,相信大家都能體會到傳統作法與法規王系統化機制的差異,以及法規王將能為公司帶來多少的人力節省!

其實除了以上法規資料庫的解決方案,法規王還能為您帶來更多查核流程上的成本節省和許多好處喔!詳細內容敬請期待下一篇專文吧!

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