【三分鐘了解法規雲】法規鑑別怎麼做才有效？什麼是法規查核？為何對企業永續如此重要？威煦提出的高效解決方案

談到法規鑑別、法條查核，想到的就是打開excel不斷的複製貼上嗎？

其實法規鑑別沒這麼難！我們懂法規鑑別的辛苦，省去繁瑣的剪貼作業，讓法規雲來幫忙！

法規雲發展至今逾六年，期間不僅客戶數穩定成長，系統功能也不斷進化，已成為臺灣法規鑑別軟體中的最佳解決方案。

然而，由於法規雲功能龐大完整，還是常常有人反應無法一次瞭解法規雲的優缺點為何？導入軟體後跟原有的作法有何差異？使用法規雲跟Google搜尋又有麼差別？這些疑惑往往造成撰寫導入軟體評估報告或簽呈時的困擾。

因此我們特此撰寫專文，將從各個面向讓大家快速了解目前法規鑑別所遇到的困難，以及法規雲的解決方案，希望能對在法規鑑別苦海浮沉的環安衛人員有所幫助！

一、什麼是法規鑑別？跟法規查核的差異是？

對企業或是個人來說遵守法律規範是理所當然的義務，對個人來說可能算是相對簡單，但對企業來說要考量的因素及挑戰則相對複雜許多，也會因為各企業的業務屬性而有所不同，須將環境、勞動安全、產業特性等條件一併納入考量。

法規鑑別是什麼？

由於光是台灣的法規就不計其數，更別提許多企業有跨國的需求，甚至是驗證、供應鏈規範等，為了確保企業合乎規範，首先面臨的是問題就是：從龐大、各式的法規清單內撈出適用公司的法規。

因此，法規鑑別指的便是「判斷此法規是否與企業相關」的過程，舉例來說，金管會制定的臺灣證券交易所「上市公司編製與申報永續報告書作業辦法」第二條：

上市公司符合下列情事之一者，應依本作業辦法之規定編製與申報中文版本之永續報告書：

一、最近一會計年度終了，依據本公司「上市公司產業類別劃分暨調整要點」規定屬食品工業、化學工業及金融保險業者。

二、依證券交易法第三十六條規定檢送之最近一會計年度財務報告，餐飲收入占其全部營業收入之比率達百分之五十以上者。

三、依證券交易法第三十六條規定檢送之最近一會計年度財務報告，股本達新臺幣二十億元以上者。但未達五十億元者，得自中華民國一百一十二年適用。

因此，食品、化工、金融保險、餐飲收入達營收占比50%以上，以及資本額達50億以上之企業需特別關注此法規，由於明年（2023年）起資本額達20億以上之上市櫃公司也被要求編制永續報告書，因此也需提早關注，以利進行相關的資料與數據蒐集。

法規查核又是什麼？

完成法規鑑別的步驟後，便會產生一份清單，羅列出所有與該企業相關、應關注的法規，稱為「適用性清單」，第二步便是逐條核對，此核對的過程又稱「法規查核」，目的在檢視公司的狀況是否合乎規範，若符合，則僅需定期稽核，不符合的話則需進行追蹤改善，甚至列出機會風險的項目。

法規鑑別 vs 法條查核

法規查核的部分因為需要逐條檢視，下圖我們以「法條」與「法規」做區隔：

二、法規鑑別的常見做法：人工蒐集法規

在法規鑑別中，最重要的環節就是定期蒐集、整理最新的法規。尤其是第一次過驗證的時候，環安人員需要把散布在不同政府網站上的所有法規 (如：勞動部、環保署、消防署、全國法規資料庫等)，全都複製貼上到 excel表格。

如此耗大的工程常常需要大量的人力與時間才能完成，更別提後續還要定期追蹤法規是否有異動（依公司規定，每月或每季執行一次），多數企業的現況是由負責人員在網路上蒐集各式法規後，在Excel不斷的複製貼上......

三、法規鑑別常見的問題與挑戰

除了剛才提到人工作業的案例，當然也有少部分公司為了節省人力與時間，會將這項作業外包給企管顧問公司協助執行，但是，無論是由環安人員自行查核或委託顧問公司處理，難免都會遇到以下幾個挑戰：

1. 追蹤、整理法規資料困難

您是否曾花費大量時間在整理法規，卻不能確定是否已經抓到最正確的資料了呢 ?

其實很可能是因為以下原因：

1	許多公司導入多項驗證，因此追蹤的法規數量龐大，容易雜亂無章
2	法規異動非常頻繁，光靠人工比對很難全數掌握
3	勞動部、消防署等網站無法直接閱讀法規內文，需要點開每一個法條，花費許多時間
4	部份網站法規格式未統一，且有時好幾個法規使用同一個網址連結，造成追蹤不便
5	各資料庫都有「最新消息沒公告，但法規資料庫內卻有新增資料」的問題
6	沒有完整的法規從屬關係說明，因此容易忽略相關「母法」或「子法」
7	法令偶爾也會想要出國旅行！有些本來在查詢系統內的法令，後來卻消失，散落在其他網站中......
8	網路上資料庫異動可能會比政府公告的時間慢上好幾個月！

2. Excel很難清楚呈現資料

一間公司通常需要查上百、上千個法條，因此執行者會依法規類別，貼到多個不同的 Excel 檔案做整理，此時會遇到許多問題......

1	若資料來源網站有表格、圖片或網址連結，就很難直接複製到 Excel中
2	若法規文字很長，則格式很難調整，甚至最後列印出來的表格無法顯示所有的法規文字
3	很難快速量化計算總共有多少法規、需特別注意的有多少法規等等
4	難以整理成統一報表，管理者無法第一時間掌握狀況與績效

3. Excel檔案維護不易

好不容易製作完Excel檔案了，但後續維護也是一門學問，如法規內容後續的維護更新、編號異動規則、跨部門協作、甚至資料損毀等諸多問題。

1	網站上的資料來源跟Excel檔案都很分散，光要統計總共應該追蹤維護多少法規都有困難，更何況要正確維護到對的Excel報表中
2	法規若有新增，就需要在原有Excel欄位中間插入一欄，因此造成編號全部大亂的問題
3	許多公司會把不同Excel檔案用超連結合併，因此反而造成法規異動、新增時需要耗費更多時間處理連結
4	維護作業經常需要分派給不同部門分別執行，因此回收的檔案更難以整理
5	Excel存放大量資料很容易當機，資料容易毀損

四、我們懂你的苦！最貼心的法規鑑別系統－法規雲

為了解決以上眾多困難，我們透過以下幾點建立了全台最完善的法規資料庫：

1.威煦獨家演算技術，會自動掃描、比對、整理每一個來源網站的資料，並且每周自動更新到我們的資料庫中。

2.法規雲的資料庫除了法務部的全國法規資料庫與環安衛相關法規外，也涵蓋環保署、消防署、勞動部、園區/地方法規、全國法規資料庫等，同時支援多個驗證系統：ISO、HACCP等。

3. 利用企業級的SQL　server，將不同來源的法規資料整理成一致的格式，後續將可更容易運用。

4. 系統自動比對法規是否修訂、異動，若有新發佈或錯誤的法規可設定主動通知，

法規雲與人工作業的差異為何？

1.更完整：超過30萬筆的跨部會法規資料庫，最完整的法規資料庫

目前法規雲資料庫中有超過30萬筆法規資料，且每周自動更新，絕對比自行蒐尋更加齊全、完整。

2.更輕鬆：利用齊全的法規資料庫，我們設計了智能推薦相關適用法規的功能，讓您關注清單不遺漏！另更加入了搜尋器、法規異動一覽等工具，讓使用者更容易查詢。以往每個月需要花1到3天追蹤整理異動的法規，如今只需要1小時就能輕鬆完成！

法規全能搜尋器

法規異動一覽

法規異動前後比較

3.更好管理：系統能提供快速的法規清單報表，讓使用者能夠輕鬆掌握公司內法規鑑別的進度與現況，跨部門管理更輕鬆。

4.更便利：所有資料系統化上雲端後，全公司可以統一在一個平台進行修改、維護等作業，再也不用被複雜的excel檔案、版本、編號困擾，讓作業更加快速、容易。

5.更正確：從此使用者可以輕鬆快速地掌握最正確、最即時的法規，系統可一鍵匯出多種稽核報表，不再擔心漏查的問題啦！

看完此篇專文，相信大家都能體會到傳統作法與法規雲系統化機制的差異，以及法規雲將能為企業帶來多少的價值！其實除了以上提及與「法規」的功能外，法規雲還能自訂規範，不論是供應鏈要求、客戶稽核、各式驗證規範等，都能直接在法規雲上直接完成！

如欲瞭解更多威煦法規雲系統，歡迎查看我們的產品專頁或是直接申請試用。

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另由於ESH 與 ESG 近期逐漸緊密發展，我們一直深耕於 ESH 領域，協助客戶做環安衛數位化轉型，近來也順應企業需求，協助將 ESH 數據轉化為 ESG 運用、落實與促進 ESG 的實際操作，進行也舉辦多個主題講座，涵蓋ESG、合規、化學品管理等多樣主題，歡迎一起共襄盛舉。

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延伸閱讀

法規雲－法規鑑別及查核系統

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實踐永續第一步！如何利用法遵凸顯 ESG績效指標

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參考資料

臺灣證券交易所「上市公司編製與申報永續報告書作業辦法」

http://www.selaw.com.tw/LawContent.aspx?LawID=G0100517