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【國際譯文】提高安全績效涉及三個F:聚焦、反饋和便利化

 



提高安全性能有三個 F 關鍵:聚焦 (focus)、反饋 (feedback)和便利化 (facilitation)。然而,完全達到這三個要素的企業卻非常少。常見的原因是試圖一次做太多,而未能遵循 3F 方法。



當我們還是學生時,F 是個不及格的成績,成績單上有一個到多個 F 可能會導致不良後果。然而,現在我們已經離開學校了,可以更自由地賦予字母表新的意義。

提高安全性能有三個 F 關鍵。然而,我並沒有找到完全達到這三個要素的企業。有些企業有符合一兩個 F,但幾乎沒有在三個 F 都表現合格的企業。大部分的經理人誤解 3F 的涵義,有些則沒有充分應用,讓改善的工程功虧一簣。

這三個 F 要素分別是 聚焦(focus)、反饋(feedback)和便利化(facilitation)。

大多數安全方面的改善工作要不是沒有重點,就是過於雄心勃勃而無法集中精力在產品和策略上。改善工程需要立定一套清楚可行的步驟,而不是盲目地追求完美。

最常見的一個問題是企業試圖一次著手過多改善項目而自亂陣腳。第二個最常見的問題是,如果發展不如預期,他們會認為是做得還不夠多,而非不夠好。這兩種錯誤的心態削弱了我們原先投注在改善方面的付出。

成功的 3F 方法能讓企業觀摩學習,包含:


Focus 聚焦


大眾的觀點下都會假設工作者知道安全的定義與其措施。然而,在我採訪完他們後,發現這不全然是事實。很少有組織對安全管理有明確的共識。即使工作者清楚了解安全的目標,但對於落實方法的認知很多時候只有遵循規則和程序,或「在行動之前先思考」。

改善的首要必須專注在定義安全與如何落實安全。定義安全的典範實務 (Best Practice) 包含“了解風險,了解應對風險的預防措施,並建立往後都採取這些措施的認知。”定義的共識達成之後,需要確立具體的安全改善目標。一次把所有事情都做到滿分的難度極高,因此可以循序漸進在各方面達到完美。

目標改進後可以轉向其下一個目標,邁向成功的安全管理始於這簡單的一步。一旦員工清楚了解以上步驟後,就可以更有效率地協助企業實現績效目標。


Feedback 反饋


組織最常應用的 F 是反饋 (Feedback)。然而,沒有核心重點的反饋不僅讓效率低落,有時還會對團隊的整體績效帶來破壞性的衝擊。

反饋若無專注在焦點訊息,很大程度上往往是主觀的。主管在沒有接受培訓前,給予的反饋往往是負面且容易忽視員工的優點與正面價值而淪為消極的批評者。

最近與我合作的一個企業鼓勵他們的安全專員應用正面的激勵增強方法,獎勵有落實正確安全管理措施的工作者。然而,對另一群主管而言,找到員工正面的行為來激勵卻是一件困難的事,更遑論要把批評的話吞回肚裏。

當您聚焦在待改善的安全項目並賦予員工執行的權力,適當的反饋會協助改進工程的進行。當反饋的主觀性消失後,會變得更具體和客觀。

這類的反饋受益於聚焦的問題與激勵增強理論。組織中的成員可以共睹目標進展以及提高個人績效的實現。哈佛大學過去的一項研究得出結論,提高員工在組織目標實現的參與度是提高整體績效的最有效動力之一


Facilitation 便利化


Facilitation 的拉丁詞根意思是“容易”。當您重視安全管理時,工作者能更輕鬆且安全地完成指派工作。最有效的反饋方法有兩個:① 利用增強理論持續激勵員工落實安全措施的行為,以及②了解不落實安全管理的後患。

透過單次的口頭勸告來改變工作人員在安全措施原有的錯誤習慣是不切實際的。透過反饋得知有潛在風險的行為後,下一步就是在這些面向投注心力,使員工朝著安全的方向建立新的習慣

便利化涉及四大子項,包含認知 (Perceptions)、習慣 (Habits)、必須消除的障礙 (Obstacles)與必須跨越的阻礙 (Barriers):
  • 認知 (Perceptions) - 員工對風險的認知通常因他們在工作場所的個人經歷而異。感知可以被管理並與焦點訊息保持方向一致以促進安全性能。

  • 習慣 (Habits) - 過去的行為模式可能難以戒除,但也可以通過反饋和定期提醒的增強作用來促使改變的發生。

  • 必須消除的障礙 (Obstacles)- 一些工作場所的問題常會增加安全措施執行上的難度;這些麻煩若被消除能使安全管理更容易落實。

  • 必須跨越的阻礙 (Barriers) - 工作場所惡劣的條件可能導致工作者無法安全地執行工作,環境問題的限制不是總能完全消除,但仍可以找到解決方法。如果風險無法降到零,組織中的成員都應該對危險之處有基本意識,以便未來謹慎行事。

安全改善的工作經常失敗。常見的原因是試圖一次做太多事情而未能遵循 3F 方法。安全計劃的建立鼓勵組織審查工作場所的影響並使它們與預期的績效保持一致。3F 方法可以為這些投入提供更實用的數據來實現這個目的。

如果您根據共同定義的安全標準調整員工職務、設定一些具體的改善目標(聚焦),建立定期反饋機制以透過正面激勵增強作用改善現況,並致力於修正影響以建立所需的安全改善(便利化),那麼安全管理將會有非常顯著的成果。

(原文:Does Your Safety Report Card Have Three Fs? 


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