【威煦專文】企業該如何選擇法遵/法規查核系統？評估必知的五大挑選標準！

為了因應近年ESG的浪潮，企業在合規部分所需面對的挑戰日益嚴峻及繁瑣，究竟一套好的法遵系統有什麼條件？該如何選擇一套合適的法遵系統協助企業？五大要點一次瞭解！

為何企業需要一套法遵系統？

在進到如何挑選這個環節之前，我們先回歸到法遵系統的目的：為何企業需要一套法遵系統？

一套完善的法遵系統的要點是能有效建置屬於企業的法規資料庫，這裡的法規除了指各國政府所制定的法規，還有一部分是指內外部的規範。

舉例來說，對外，許多企業為了擠身品牌供應鏈，會有許多供應鏈規範須遵守：各式ISO的驗證要求、紡織業熟悉的bluesign、電子產業的RBA等等，對內，則是企業內規的部分，定義了各自業務單位的政策及須遵守的規範，如何得知、鑑別、更新這些規範，都是企業在面臨法令遵循時常見挑戰。

企業在面臨法令遵循時常見的三大挑戰

1. 無法掌握法令法規的更新：隨著科技與時代的變遷，法規與各式驗證規範勢必會隨著調整，會不會有沒關注到的新法規、原先關注的法規異動該如何即時得知都是企業常面臨的問題。

2. 未能內化法令法規要求至各部門落實：由於涉及跨部門的協作，難以掌握各部門的鑑別狀況及進度。

3. 跨區/跨國經營時未能注意相關法規之不同：由於地方法規的規範常常比中央嚴格，若遺漏了這個部分易發生被稽核的狀況，更不用說跨國法規的關注更難即時得知。

一套適合的法遵系統該怎麼挑？五大挑選重點一次知道

該如何讓企業能有效建置屬於自己的法規資料庫成為選擇法遵系統的關鍵，由於需要遵循的法規和規範越來越多，法規異動快速，難以靠人工完成，尤其在龐大的組織下如何降低溝通成本、用最精省的方式、共同為企業打造合規體制，創造參與文化，我們認為利用科技協助是最佳的解方。

從上述挑戰延伸，我們認為「法遵系統」需具備以下條件：

1. 符合企業的合規政策及策略

須能配合企業在營運層面上短、中、長期的目標，以及組織垂直策略實施。

2. 能主動通知來自各處相關的合規需求

如方才提到的法令法規、公告指引、國際標準、產業要求等規範日新月異，以難以用人力完成，若能使用新興科技來解決各項合規要求便能將人力及時間釋放到真正有意義的決策上。

3. 可依據領域、組織、範疇等將法規分類

因規範繁多，若能將各式規範分類不但利於管理，也能讓跨部門協作更輕鬆，例如：公司營運治理、財稅、環安衛、智慧財產、永續報告書相關等。

4. 標準化運作及組織掌握

因涉及跨部門溝通，能依公司組織架構建立層級及權限相當重要，組織成員可藉由系統平台直接執行辨識風險，並分派給相關單位協同作業。

5. 良好的追蹤改善控制機制

系統流程須符合PDCA循環架構，針對風險或機會項目著手進行可行動的控制措施，讓各部門可以在同一個平台上完成後續的追蹤改善項目，並利用系統化主動式跟催。

法規雲－最完整的法律遵循及合規系統

近年來由於ESG議題的風潮，公司治理相關的議題也受到重視，法遵更是公司治理( Governance ) 一環不可或缺的基礎工程，我們深知企業所面臨的挑戰，為了協助企業打造合規體制，上述提及的挑戰都能利用「法規雲」模組迎刃而解。

為因應近年來日趨繁瑣的法令規範，我們利用雲端和爬蟲演算法等技術，定期取得最新法規，讓企業員工能擺脫繁雜的核對事務。另發展出AI智能法規，智能推薦適用的法規清單，內涵ISO、產業別、公司營運、特殊作業等分類，讓企業能夠全面關注與自身相關的法規，建立屬於自己的合規清單，提升合規完整度。

法令法規更新主動通知、符合PDCA流程、跨部門鑑別協作更輕鬆、內建多種地方及各部會法規資料庫，對導入最完善的法遵系統還有疑慮嗎？歡迎與我們聯繫，將有專人為您解答。

隨著國際趨勢與法令規定日新月異，環安衛管理更需不斷與時俱進，我們特此舉辦了一系列講座，邀請各方專家分享最新趨勢、現場直接互動，涵蓋ESG、法遵合規、化學品管理等主題，歡迎了解我們最新的實務工作坊！

延伸閱讀

【國際譯文】環安衛(ESH)部門在企業推展ESG策略時扮演的角色

https://www.wishingsoft.com/aboutehs/eshesg_role

實踐永續第一步！如何利用法遵凸顯 ESG績效指標

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https://www.wishingsoft.com/aboutehs/bylaw2022

參考資料

企業合規法遵的意義

https://www.e-sinew.com/showExpertopinion.php?artid=620

技能分享 | 法遵科技 RegTech 是什麼？

https://sourcezones.net/2020/11/10/what-is-regtech/